À PROPOS DU CLIENT

Fondée en 2014, l’entreprise Sons & Co est le fruit du travail conjoint de Simon Roberts et des frères Alex et Christian Stocker. Forts de plus de 30 ans d’expérience, ils se sont spécialisés dans des projets résidentiels haut de gamme, et ont piloté le développement de plus de 550 appartements et maisons situés dans le centre de Londres. En mars 2020, l’entreprise Sons & Co London Limited a été intégralement acquise par JTRE London Limited.

JTRE London, créée en septembre 2019, est une filiale de l’un des principaux promoteurs immobiliers d’Europe centrale, JTRE, quant à lui basé en Slovaquie. JTRE a fait son entrée sur le marché britannique en 2018, en faisant l’acquisition de son premier actif dans le centre de Londres pour un développement de la South Bank, nommé Triptych Bankside. Pour ce projet immobilier mixte, évalué à plus de 400 millions de livres sterling, JTRE a confié à Sons & Co le rôle de gestionnaire de projet, pour en superviser le développement et la réalisation.

Avant (Problèmes et limites)

• La solution précédente ne pouvait pas s’adapter aux exigences des nouveaux projets.

• L’absence de flux de travail dédié pour gérer et documenter l’évaluation des plans soumis par les consultants était problématique.

• Les équipes se reposaient sur Excel pour une gestion manuelle de l’évaluation des plans, y compris pour la création et l’actualisation des suivis.

• L’équipe avait un accès limité aux données historiques des projets.

Après : Améliorations et Résultats

• Mise en place de flux de travail personnalisables, qui associent le processus de révision au référentiel de documents principal.

• Mise en place d’un système efficace dédié à l’assurance qualité et la résolution de problèmes relatifs aux travaux sur site.

• Mise en place d’un historique complet des actions et des enregistrements détaillés des informations pour les phases de conception et de construction du projet.

• Amélioration de la cohérence dans la gestion des documents, de l’évaluation, de la conception et de l’assurance qualité dès le début du projet.

Challenge

Le Triptych Bankside est un complexe à usage mixte, que l’on doit aux éminents architectes londoniens de Squire & Partners. Situé sur la rive sud de Londres, il côtoie des voisins culturellement riches tels que le musée Tate Modern et le Shakespeare Globe Theatre. Le lancement des travaux de construction en avril 2019 a marqué le début d’un projet ambitieux, qui s’est achevé en début d’année 2022.

Dans sa version finale, ce site se compose de 169 appartements répartis dans deux tours résidentielles. Il comprend également un bâtiment de bureaux de faible hauteur, des espaces commerciaux et un centre culturel. Cette composition diversifiée fait du Triptych Bankside un parfait exemple du développement urbain moderne au cœur de Londres.

Défi

L’acquisition du site au 185 Park Street a marqué un tournant pour Sons & Co : cela a représenté un véritable défi, tant en termes de dimension que de complexité, en comparaison avec leurs précédents projets. Le logiciel de gestion électronique des documents utilisé jusqu’alors, bien que simple et doté de fonctionnalités de base, se prêtait aisément à la gestion de petits projets grâce à son interface conviviale. Cependant, face à un projet d’envergure comme celui du Triptych Bankside, ce système se révélait inadapté et peu évolutif.

L’une des difficultés majeures résidait dans l’absence de flux de travail efficaces pour la gestion et le suivi des plans reçus pour évaluation. Cela impliquait un surplus de travail, notamment la création et la mise à jour manuelles de suivis via le logiciel Excel. La charge de travail était clairement trop lourde. Alors, pour se conformer aux normes britanniques du BIM Framework, qui exigent cohérence et collaboration tout au long du projet, Sons & Co a dû trouver une solution plus robuste.

Les créateurs du système de gestion au quotidien (DMS) initialement utilisé ont admis que Triptych Bankside dépassait les capacités de leur logiciel. Comme l’idée était de continuer à miser sur d’autres projets d’envergure à l’avenir, Sons & Co s’est donc lancée dans la recherche d’une solution logicielle plus complète et adaptable, capable de stocker et de gérer de vastes quantités de données de manière organisée et facilement accessible.

Solution

Charlotte Thorburn, en charge du contrôle des documents chez Sons & Co, a joué un rôle clé en tant que responsable du projet. Dans sa recherche d’une solution adaptée, elle a passé en revue plusieurs options disponibles sur le marché. Finalement, sur recommandation de certains de ses fournisseurs, Sons & Co a opté pour Viewpoint For Projects (VFP). VFP est une solution mobile basée sur le cloud, accessible aussi bien en ligne qu’hors ligne. Elle simplifie les tâches sur le terrain et automatise les flux de travail pour l’assurance et le contrôle qualité, la sécurité, et la gestion de la livraison des projets. En outre, VFP, en tant qu’outil performant de gestion de documents, s’intègre parfaitement à Viewpoint Field View. Cette dernière est une solution mobile qui remplace efficacement l’utilisation traditionnelle de stylo et papier sur le chantier, ce qui facilite les processus liés à la qualité, la sécurité, la livraison, ainsi qu’à la clôture et la mise en service des projets.

Charlotte souligne que l’équipe de Sons & Co a bénéficié d’un soutien et d’un accompagnement complets durant la phase de mise en place de cette solution. Un consultant de l’équipe Trimble a été désigné spécifiquement pour être leur interlocuteur principal et assurer les besoins en matière de formation. Pour Charlotte, la disponibilité de ce consultant dédié a permis à l’équipe en charge du projet d’obtenir rapidement des réponses approfondies à ses questions.

Résultats

Grâce à l’adoption de Viewpoint For Projects, Sons & Co a significativement optimisé la gestion de ses tâches quotidiennes. Les consultants peuvent désormais télécharger des informations plus rapidement, et ces dernières sont plus faciles à trouver et à gérer sur le site pour tous les utilisateurs. Les fonctionnalités avancées de recherche et de filtrage, couplées à un haut niveau de personnalisation, permettent aux utilisateurs d’accéder et de consulter les informations de manière aisée et selon leurs préférences. De plus, grâce à l’instauration d’une convention de dénomination uniforme pour tous les fichiers téléchargés, la recherche d’informations est grandement facilitée, ce qui offre à Sons & Co une maîtrise totale de ses données.

Les responsabilités des consultants et des entrepreneurs sont désormais plus claires, car la section « Mes actions » du site offre à chaque utilisateur une liste précise de ses tâches en attente, qui disparaissent une fois accomplies. Cela offre une réactivité accrue tout au long du projet et garantit que toutes les parties prenantes sont constamment informées des informations ou des actions critiques. Le flux de travail a été optimisé pour assurer une identification claire des plans approuvés pour la construction, réduisant ainsi les risques d’erreurs potentiellement coûteuses et chronophages.

Le BIM est devenu un élément clé du processus de construction, et le projet Triptych Bankside a utilisé le BIM de niveau 2. La visionneuse de modèles intégrée de Viewpoint For Projects permet à tous les acteurs du chantier de visualiser et de combiner les modèles dans le navigateur, puis d’initier des tâches basées sur les modèles BIM. Cela rend les modèles 3D du projet facilement accessibles sur tablette ou smartphone, directement sur le site.

Depuis le lancement du projet Triptych, Sons & Co utilise également le logiciel Viewpoint Field View de Trimble. Cet outil a permis de mettre en place un système d’assurance qualité et de résolution des problèmes efficace pour les travaux sur site. L’entreprise peut ainsi centraliser de nombreux formulaires en un seul endroit, ce qui diminue considérablement les tâches administratives et le classement. Field View facilite également la création des dossiers d’assurance qualité nécessaires pour fournir des preuves de garantie et les informations de livraison.

En combinant Viewpoint for Projects et Field View, Sons & Co bénéficie d’un historique des actions complètes et de registres détaillés sur le projet et la construction. Ces outils permettent de savoir précisément qui a fait quoi, qui a vu quoi, ce qui a été livré à qui et quand. Ainsi, l’entreprise dispose d’un ensemble de données précises et détaillées, ce qui réduit les risques et s’avère extrêmement utile en cas de désaccords entre les parties.